PROSES KERJA

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

SENARAI TUGAS/HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

SENARAI TUGAS DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
JAWATAN : PEMBANTU TADBIR KESETIAUSAHAAN N17


TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

TUGAS PEGAWAI ATASAN - HUBUNGAN
Pengarah Jabatan Korporat

i. Melaksanakan arahan kerja oleh pengarah dari semasa ke semasa

ii. Menguruskan mesyuarat jabatan

iii. Menggantikan tempat rakan sejawat (bila diperlukan)

iv. Mengendalikan panggilan / mesej untuk pengarah

v. Menderaf dan menaip memo / surat bertaraf SEGERA dan SULIT

vi. Menguruskan fail-fail pentadbiran dan fail peribadi kakitangan jabatan

vii. Merekod surat/memo masuk

viii. Merekod cuti kakitangan

ix. Memberi arahan kerja kepada Pembantu Am Rendah dan Pemandu

x. Membuat Laporan Kehadiran kakitangan jabatan



KUASA YANG DIBERI

i. Mengendalikan perkara/maklumat sulit yang hanya boleh diketahui oleh pengarah dan
mereka yang terlibat

ii. Meluluskan sistem kerja lebih masa, sewaan rumah rehat dan sistem kenderaan

iii. Membantu pengarah mengambil nota/catatan dan seterusnya menaip seperti yang
diarahkan

iv. Menjalankan tugas sebagai pembantu khas sepenuh masa kepada pengarah dan
bertanggungjawab menjalankan tugas-tugas harian yang diarahkan

v. Membincangkan perkara/isu yang telah diminit oleh pengarah kepada pegawai tertentu

vi. Memasukkan atau mengeluarkan dokumen di bilik ketua yang berkenaan dengan atau
tanpa kehadiran mereka

vii. Mengatur perjumpaan/temujanji dan jadual aktiviti pengarah

viii. Menyelaras permohonan kenderaan rasmi Majlis (Bas dan Coaster)

ix. Menapis setiap panggilan telefon dari jabatan-jabatan dalam Majlis dan orang awam
sebelum menyerahkan pemanggil kepada pengarah

x. Memberi arahan kerja kepada Pembantu Am Rendah dan Pemandu untuk arahan yang
diterima daripada Pengarah atau Pegawai

TUGAS PEGAWAI LAIN HUBUNGAN

Pegawai Atasan

• mempastikan ketua-ketua bahagian memahami/ menerima maklumat/ arahan daripada pengarah
• mempastikan perkara-perkara tertentu dibincangkan dengan pengarah jika memerlukan tindakan segera/seperti yang telah diminitkan

Pegawai Bawahan / Rakan Sejawat

• mempastikan memo/surat diedarkan kepada pegawai yang diminitkan
• mempastikan mereka maklum tentang mesyuarat/ perbincangan yang telah ditetapkan/dibatalkan
• mempastikan pegawai bawahan/rakan sejawat memahami/menerima arahan daripada pengarah
  

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

* Kedudukan saya di tanda bulatan *

CARTA ORGANISASI JABATAN

CARTA ORGANISASI JABATAN KORPORAT

OBJEKTIF BAHAGIAN (PENTADBIRAN)

OBJEKTIF BAHAGIAN (PENTADBIRAN)

• Menjadikan Jabatan Korporat sebagai pusat sumber maklumat bagi Majlis Bandaraya Shah Alam
• Memastikan warga kerja yang kompeten dan komited dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab melalui sistem kerja yang berkualiti dan proses kerja yang sistematik
• Mewujudkan persekitaran ruang kerja yang bersih dan kondusif bagi memastikan perkhidmatan yang diberi oleh kakitangan memenuhi kepuasan pelanggan

OBJEKTIF JABATAN

OBJEKTIF JABATAN

• Menjadikan Jabatan Korporat sebagai ‘Frontline’ terbaik untuk meningkatkan imej Majlis Bandaraya Shah Alam (MBSA)
• Menjadikan Jabatan Korporat sebagai pusat sumber maklumat bagi Majlis Bandaraya Shah Alam (MBSA)
• Membantu merealisasikan pembangunan insan di kalangan warga Shah Alam ke arah melahirkan insan Rabbani & masyarakat madani

FUNGSI JABATAN

• Mengendalikan Majlis-majlis rasmi seperti perasmian, pelancaran, sambutan & jamuan
• Hubungan media & pemantauan akhbar utama harian
• Mempromosi aktiviti Majlis
• Menyelaraskan permohonan penggunaan Papan Iklan Majlis & E-Board
• Permohonan penggambaran di Taman Tasik Shah Alam
• Menerbitkan Buletin, Laporan Tahunan dan terbitan-terbitan rasmi Majlis
• Permohonan penggunaan Dataran Shah Alam, Dataran Kemerdekaan dan Laman Budaya Taman Tasik Shah Alam
• Menerima kunjungan pelawat-pelawat dari dalam dan luar negara
• Mempertingkat imej Majlis melalui pemakaian imej korporat dan menerbitkan Panduan Manual Korporat Majlis
• Menganjurkan program pembangunan insan seperti mesra rakyat, ceramah ilmu, dan program motivasi di sekolah-sekolah
• Urusetia kepada Majlis Perwakilan Penduduk (MPP)
• Menyelaraskan aktiviti Kelab Warga Emas, Persatuan Ibu Tunggal dan Anak Yatim
• Penyewaan peralatan keraian seperti khemah, kerusi, meja dan lain-lain
• Membangun dan menganjurkan program sukan
• Menganjurkan Klinik Sukan
• Menyalurkan bantuan sukan ke sekolah-sekolah dan persatuan
• Menganjurkan program tahunan Karnival Datuk Bandar dan menganjurkan program tahunan 10km Run
• Mengendalikan KOMBO dan Koir MBSA
• Menganjurkan persembahan pentas di Laman Budaya setiap Ahad minggu kedua dan keempat
• Membuat persembahan Orkestra 2 kali setahun

PIAGAM PELANGGAN
JABATAN KORPORAT

• Menjawab surat-surat balasan penerimaan yang bukan diterima di kaunter dalam tempoh lima (5) hari berkerja di semua Jabatan/Bahagian
• Menjawab segala pertanyaan berkaitan Majlis Bandaraya Shah Alam (MBSA) & Shah Alam melalui panggilan telefon (sambungan 250 & 373) dan kaunter dalam masa 10 minit
• Memberi maklumbalas sewaan penggunaan peralatan keraian dalam masa tujuh (7) hari berkerja daripada tarikh penerimaan surat permohonan
• Memproses bil-bil bayaran dalam tempoh empat belas (14) hari berkerja untuk serahan kepada Jabatan Kewangan tertakluk kepada dokumntasi yang lengkap
• Mengedarkan keratan akhbar bertaraf ‘urgent’ dengan serta merta kepada Jabatan yang terbabit dan selama tujuh (7) hari untuk laporan mingguan
• Mencetak dan mengedarkan kad jemputan bagi acara rasmi Majlis tujuh (7) hari sebelum acara
• Menyiapkan diari dan kalendar Majlis sebelum 15 Disember setiap tahun

MATLAMAT
JABATAN KORPORAT

• Mempertingkatkan imej Majlis sebagai sebuah PBT terbaik dan berkualiti melalui aktiviti/kempen
• Pusat sumber maklumat bagi pihak Majlis kepada orang ramai
• Menjadi penggerak aktiviti sosial